Conserver des documents est important pour une structure. Certaines informations contenues dans les documents peuvent être utiles pour diverses stratégies et pour la gestion actuelle, mais aussi pour d’autres futures applications. De plus, des dispositions légales peuvent rendre la conservation de certains documents obligatoire. Et avec l’exercice, une entreprise accumule une masse importante de documents, et donc d’informations, qu’il faut traiter, analyser, partager et archiver. La numérisation des documents est alors incontournable, et pouvoir les gérer d’une manière intelligente est crucial. Trouvez ici quelques informations pour gérer efficacement le flux de documents.

Numériser et structurer intelligemment des documents

Collecter des informations et des données est capital pour une structure, qu’elle soit une entreprise, une ONG ou autres. Les données fournies par des documents manuscrits doivent ainsi être analysables, au même titre que ceux issus d’autres canaux d’information digitale comme les mails. Mais gérer et analyser un volume important d’information de plusieurs types de documents manuscrits est difficile et prend beaucoup de temps. La numérisation de documents permet ainsi d’avoir des supports digitaux plus exploitables, et contribue à la transformation digitale de la structure. 

Cependant, numériser requiert encore une intervention assez importante de l’homme, et ne permet pas d’exploiter des données et peut présenter des erreurs. Un traitement par la technologie appelée reconnaissance optique des caractères (OCR) peut être une solution plus efficace pour convertir les documents manuscrits en texte codé lisible par des machines. Un moteur OCR permet d’avoir une reconnaissance de texte avec une bonne intégrité de l’information. Il permet de traiter, d’éditer et d’exporter sous des formats pris en compte par des machines ou robots. Ces informations peuvent ainsi servir de base pour le processus d’intelligence artificielle.

En outre, la digitalisation de document permet aussi d’intégrer, automatiquement ou après saisie, des informations dans une base de données plus cohérente et exploitable. Ce sont par exemple des données sur les tendances, les transactions ou les activités des clients et des fournisseurs.

Intégrer le processus intelligence artificielle dans la numérisation de documents

Comme il ne suffit pas de capturer et d’acquérir des informations, organiser le cycle de vie du document est aussi important. Ainsi, avec une gestion électronique des documents (GED), la classification et l’archivage sont améliorés. L’accès aux documents est facilité pour pouvoir effectuer des consultations, des modifications, et des partages. 

Mais, pour optimiser la gestion et l’exploitation des données, pour les comprendre et les analyser rapidement, l’intégration d’un processus d’intelligence artificielle utilisant les OCR et la GED est nécessaire. La machine apprend à reconnaitre les types des données, analyse la valeur ou la pertinence, pour pouvoir établir des stratégies, des mesures préventives, et une automatisation de certaines tâches de gestion des documents.

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